Vakantie voorbij? Hoe blijf jij je mailbox de baas?

Het was zo lekker in de zomerperiode: in de weken dat je aan het werk was, kreeg je aanmerkelijk minder mails dan gebruikelijk. Wat een fijn gevoel om het verwerken van de mails gelijke pas te laten lopen met het binnenkomen ervan en om aan het einde van de middag, bij het sluiten van de deur, je zaken wat dat betreft op orde te hebben.

Je kan de klok er bijna op gelijk op zetten. Met het terugkeren van vakantie van de meeste van je klanten, collega's en verdere contacten, stroomt je mailbox weer vol en ben je als vanouds veel meer uren kwijt met het reageren op al die mails dan je lief is. Het lijkt soms wel of je daardoor nauwelijks toekomt aan zaken die er echt toe doen. Je zou liever ongestoord willen werken aan dat belangrijke project of je medewerker of klant onverdeelde aandacht geven. Maar ja, aan de zenderkant van de mail verwacht er iemand een antwoord en die wil je ook niet teleurstellen. En dus ben je voor je het weet terug in het oude stramien.

Stress door een volle mailbox?

Ja, een grote hoeveelheid mails kan zeker leiden tot stress, bijvoorbeeld:

• als je merkt dat er een mail binnenkomt terwijl je met je aandacht bij een andere taak was, word je afgeleid. Besluit je op dat moment om die mail te gaan lezen, is de focus helemaal af van de klus waar je mee bezig was. Het kost tijd en energie om er na het afhandelen van de mail weer in te komen
• als je het gevoel hebt dat er geen einde komt aan de stroom mails, kan dat een ontmoedigend effect hebben. Je gaat in eerste instantie steeds harder werken om ze toch maar te verwerken. Als je merkt dat ook dat onvoldoende resultaat oplevert, kan door de stress die daarmee ontstaat, een negatieve houding of zelfs cynisme ten opzichte van je job ontstaan. Wat heeft hard werken immers voor zin als je mailbox alleen maar voller en voller wordt? Het is vechten tegen de bierkaai.
• je bent bang om op je vrije dagen belangrijke informatie te missen én dat het aantal mails alleen maar oploopt als je ze niet bijhoudt. Toch maar even een uurtje dan, dan kun je morgenochtend aan de slag met een nagenoeg lege Inbox. Voor je het weet zit je er veel langer aan dan je je had voorgenomen en bovendien zit je met je gedachten alweer helemaal in de werkmodus, waardoor je een ontspannen avond en nachtrust wel kunt vergeten

5 tips om de mail dit najaar echt anders aan te pakken

1. zet de melding van het binnenkomen van een mail uit. Je wordt minder afgeleid als je niet op ieder moment dat er een mail binnenkomt een signaal ontvangt.

2.. de Inbox is geen archief. Plan een dag(deel) in om je mailbox op te schonen.

- stel je Inbox in op onderwerp en bewaar alleen de meeste recente mail van een discussie, alle voorgaande mails staan daar immers onder

- maak mappen waarin je mails kunt opslaan die je wilt bewaren, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden

- bepaal bij de overgebleven mails of ze nog relevant zijn en gooi er zoveel mogelijk weg

- maak een to-do map en bewaar daarin mails die nog aandacht behoeven, bepaal wanneer je daarmee aan de slag gaat en maak daartoe een afspraak met jezelf in je agenda

3. laat je invloed gelden daar waar je zelf de mailstroom kunt verminderen! Meld je af voor alle nieuwsbrieven die je toch niet leest, je kunt ze nog altijd lezen op de betreffende website. Zet eventueel updates van je sociale media uit. Maak het onderling mailen met collega’s onderwerp van gesprek in het teamoverleg en bespreek hoe jullie deze stroom mails kunnen verkleinen.

4. handel mails zoveel mogelijk meteen af en verwijder of archiveer ze als ze afgehandeld zijn. Mails die minder dan 2 minuten aandacht behoeven, beantwoord je direct. Plan tijd in je agenda voor mails die meer tijd en aandacht vragen.

5. en last but not least: plan 1 of 2x per dag een moment in waarin je aandacht besteedt aan je mails. De rest van de dag laat je je Inbox links liggen. Vermijd het bekijken van je mails zoveel mogelijk op je vrije dagen. Check de mail bijvoorbeeld alleen als je een belangrijk antwoord verwacht of als je met iemand hebt afgesproken dat je die dag zult reageren.

In hoeverre laat jij je leiden door je volle mailbox?

Mocht je nog steeds stress ervaren in het omgaan met de grote hoeveelheid aan mails die je ontvangt, plan ik graag een afspraak met je, waarin we diepgaander onderzoeken wat precies de spanning oplevert en hoe je daar gemakkelijker mee om kunt gaan.

Saskia

Op naar enthousiast, energiek en zinvol werken en leven!

Tue, 14 August